Ombudsperson
Dr. Stephanie Troßbach ist als Ombudsperson für Unternehmen und Orgnaisationen tätig. Eine Ombudsperson, auch „Ombudsmann“ oder „Vertrauensanwalt“ genannt, nimmt in unabhängiger Stellung die Interessen des Auftraggebers durch Annahme und Adressierung von Beschwerden wahr.
Die Ombudsfunktion dient insbesondere der Prävention und Aufdeckung von Rechtsverstößen, beispielsweise gegen Strafgesetze oder bußgeldbewehrte Gesetze. Es gibt Gesetze, welche für bestimmte Anwendungsbereiche Meldestellen vorschreiben, etwa das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und das Geldwäschegesetz (GwG). Unternehmen und Organisationen können aber auch aus eigener Initiative Meldestellen einrichten. Oft geben sich Unternehmen und Organisationen einen Code of Conduct (Verhaltensrichtlinie) oder andere Richtlinien zu denen Meldungen im Fall von Verstößen möglich sein sollen und regeln hier auch die Meldewege. Denn es ist immer vorteilhaft, Misstände und Probleme intern und auch rechtzeitig zu identifizieren, um Abhilfe zu schaffen und Schaden abzuwenden. Teilweise werden Ombudspersonen auch konkret als Antikorruptionsbeauftragte oder als Beschwerdestelle nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG) beauftragt.
Mein Selbstverständnis
Die Einrichtung von „Meldestellen“ kann in Unternehmen und Organisationen zwiespältig wahrgenommen werden. Es ist daher wichtig klar zu kommunizieren und abzugrenzen: Die Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus dem HinSchG, LkSG oder GwG hat mit „Denunziation“ nichts zu tun. Im guten Glauben handelnde Hinweisgeber werden geschützt, aber auch Personen, gegen die unter Umständen Vorwürfe erhoben werden, werden vor unzutreffenden Behauptungen geschützt. Hierfür ist es wichtig festzulegen, für welche Art von Meldungen eine Hinweisstelle zuständig ist und welche Meldungen fehl am Platz sind. Auch ist es sinnvoll, transparente Verfahren zu entwickeln, wie mit den Hinweisen umgegangen sind und welche Standards hier gelten. Ziel sollte immer sein, das Unternehmen, Beschäftigte, Leitungspersonen und Stakeholder vor Schaden zu bewahren, der durch erhebliches Fehlverhalten verursacht werden kann. Auch bei dieser Abgrenzung, der Erstellung von Verfahren und Standards kann ich mit meiner langjährigen Erfahrung unterstützen.
Weitere Informationen für Unternehmen
Eine Ombudsperson kann Unternehmen bei der Aufnahme sowie Bearbeitung von Hinweisen und damit bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben effektiv unterstützen.
Rechtliche Bestimmungen zum Hinweisgeber-Management finden Sie hier:
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz, welches die Vorhaltung eines Verfahrens für den Umgang mit Hinweisen verlangt, gewinnt die Ombudsfunktion noch weiter an Bedeutung.
- Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet, sobald sie 50 oder mehr Personen beschäftigen
- Zu den Aufgaben der internen Meldestellen gehören: Betreibung von Meldekanälen, Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldungen, Ergreifen von Folgemaßnahmen, Bereitstellung leicht zugänglicher und klarer Informationen zum Meldeverfahren
- Der Eingang einer Meldung muss innerhalb von sieben Tagen nach der Meldung bestätigt werden. Eine Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen.
- Die Meldung muss schriftlich und mündlich möglich sein (Telefon, andere Sprachübermittlung sowie physische Zusammenkunft innerhalb einer angemessenen Zeit)
Verstöße (Behinderung einer Meldung, Androhung oder Ergreifung einer Repressalie, Verweigerung der Auskunft gegenüber externen Meldestellen, Nichtachtung des Vertraulichkeitsgebot bezüglich der involvierten Personen) gegen dieses Gesetz können mit Geldbußen sanktioniert werden.
Neben der EU-Whistleblower Directive verlangt auch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) die Einrichtung einer Beschwerdestelle zur Erfüllung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfalt.
- Unternehmen können entweder ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einrichten oder sich an einem externen Beschwerdeverfahren beteiligen, sofern es die Kriterien erfüllt
- Die vom Unternehmen mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen müssen Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, insbesondere müssen sie unabhängig und an Weisungen nicht gebunden sein. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Vertraulichkeit der Identität und Datenschutz sind zu gewährleisten.
- Das Unternehmen muss in geeigneter Weise klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit und Zuständigkeit sowie zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens öffentlich zugänglich machen
- Das Beschwerdeverfahren muss so eingerichtet werden, dass auch auf solche Verletzungen hingewiesen werden kann, die durch das wirtschaftliche Handeln eines mittelbaren Zulieferers entstanden sind
- Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ist mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen
Nach § 6 Abs. 5 GwG müssen Verpflichtete bereits jetzt Vorkehrungen treffen, um Mitarbeitenden die vertrauliche Meldung von Verstößen gegen geldwäscherechtliche Vorschriften zu ermöglichen. In der Praxis verzichteten allerdings viele kleinere Unternehmen bisher auf eigene interne Kanäle – häufig aufgrund knapper Ressourcen – und verwiesen stattdessen auf die externen Meldestellen der Aufsichtsbehörden (§ 53 GwG).
Mit Inkrafttreten der EU-Geldwäscheverordnung wird nun ausdrücklich auf die Anforderungen der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie verwiesen (Art. 14 Abs. 1 GW-VO) – und damit für deutsche Unternehmen auf das HinSchG. Das bedeutet konkret:
- Unternehmen auch mit weniger als 50 Mitarbeitenden müssen – sofern sie Verpflichtete nach dem GwG sind – ihre bisherigen Meldekanäle überprüfen und gegebenenfalls anpassen oder neu einrichten
- Die Meldekanäle müssen sicherstellen, dass Meldungen vertraulich behandelt werden und die Identität der Hinweisgeber geschützt ist
- Es sind klare Schutzmechanismen gegen Repressalien zu implementieren und weitere Anforderungen des HinSchG umzusetzen
Die Ombudsperson steht dem Hinweisgeber außerhalb des Unternehmens als konkreter Ansprechpartner zur Verfügung und kann auch bei der Klärung, ob eine Meldung abgegeben werden sollte, beraten. Die Ombudsperson kann durch Eingangsprüfung und Erstbewertung das vertretene Unternehmen entlasten.
Die Ombudsperson vertritt den Auftraggeber (Unternehmen, Organisation), nicht den Hinweisgeber, aber der Schutz des Hinweisgebers wird durch anwaltliche Verschwiegenheitspflicht i. V. m. einer Beschränkung des Auskunftsrechts gegenüber dem auftraggebenden Mandanten sichergestellt.
Die Bestellung einer Ombudsperson kann kommerzielle Hinweisgebersysteme ergänzen oder an ihre Stelle treten. Catus kann dabei auch die Nutzung weitergehender elektronischer Hinweisgebersysteme anbieten. Sprechen Sie mich gern an, um die auf Ihr Unternehmen passende Lösung zu finden: Kontakt
Kommunikationskanäle
Ich kann etliche Kommunikationskanäle für die Abgabe einer Meldung zur Verfügung stellen, typischerweise:
- Individuelle Telefonnummer
- Personalisierte E-Mail-Adresse
- Kontakt über ein elektronisches Hinweisgebersystem